Путеводитель по жизни
Информационно-познавательный журнал

  Работа, карьера, деньги
Мужчина и женщина
Познай себя
Красота и здоровье
Советы для жизни
Домострой, дети
Работа, карьера, деньги
Города и страны
Таинственный мир
Кулинария
Хозяйке на заметку
Ремонт и обустройство
Дачный вопрос
В мире животных
Философия
Это интересно
Ералаш



Популярные статьи

Социофобия
Социофобия



10 умных ответов на 10 глупых вопросов
10 умных ответов на 10 глупых вопросов



Четыре закона богатства
Четыре закона богатства



Ловушка для покупателей
Ловушка для покупателей



Шесть правил успешного поиска работы
Шесть правил успешного поиска работы






Подписка на рассылки журнала


Периодичность рассылок - 1 раз в сутки.



Яндекс.Метрика



Раздел: «Работа, карьера, деньги»


Уйти в виртуал


Уйти в виртуал

Аренда офиса - вычеркиваем. Сокращение заработной платы - галочка. Командировочные - аут. Повышение продуктивности персонала - да. Эксперты уверяют, что кризис ускорит распространение и повысит популярность виртуальных офисов. За счет экономии, которую сулит данный формат работы.

Через десять минут совещание, а Олег Иваненко, преуспевающий менеджер не менее преуспевающей IT-компании, в тапочках лениво плетется из кухни собственной квартиры в гостиную. Утренний кофе включает мозги. Олег загружает лэптоп. Пару минут... Skype... Приветствие... Живая дискуссия... Через сорок минут господин Иваненко, комфортно устроившись в любимом кресле, вооруженный задачами и информацией о промежуточных итогах реализации проекта, погружается в мир высоких технологий. Ни суеты, ни спешки, ни незваных гостей. Все коллеги под рукой (в ICQ, QIP или на корпоративном форуме) и практически бессловесны.

Нужен отчет из офиса в Донецке - три строки в месседжере, и его тут же выкладывают на ftp-server компании, совет коллеги из Москвы - виртуально-реальное десятиминутное общение в Skype - и порядок.

И никаких пробок по дороге на работу, командировок для межофисных проектных совещаний, внутрикорпоративных передряг... Да и успеваешь в спокойной обстановке гораздо больше.

Все достаточно просто. Но до сих пор работают по такой схеме и экономят на содержании офиса лишь немногие. Пеняют на риски: сложность контроля за работой сотрудников, недостаток прямой коммуникации (отсутствие чувства «плеча товарища» и работы единой сплоченной команды), что вполне может повлечь за собой срывы сроков проектов, перерасход бюджетов, текучесть кадров.

Однако практики, знакомые с виртуальной офисной жизнью не понаслышке, убеждают, что подобная организация работы офиса высокоэффективна. Если ее правильно организовать.

Прозрачные бизнес-процессы

Залог успеха при создании виртуального офиса - организация бизнес-процессов, ведь именно они влияют на эффективность в первую очередь, а не организация рабочего пространства. Как правило, если компания не строится с нуля, то бизнес-процессы в ней уже обкатаны, их эффективность неоднократно проверена. Тем не менее стоит назвать основное требование к бизнес-процессам - это максимальная прозрачность для всех участников. Должно быть абсолютно ясно, кто и за что отвечает, к кому обращаться для решения тех или иных вопросов. Зоны ответственности необходимо четко разграничить (что решается на месте, а что в центральном офисе).

Кстати, бизнес-процессы находят свое отражение в финансовой составляющей работы любого предприятия - бюджете, который является своего рода лакмусовой бумажкой. Если все организовано правильно, тогда всем сотрудникам ясно, какие затраты у данного подразделения, на что оно может расходовать бюджет, а на что нет.

Работа с виртуальными сотрудниками

Выше уже упоминалось, что в основном все риски, связанные с виртуальным офисом, относятся к работе с сотрудниками. Здесь нас интересуют три вопроса: подбор персонала, организация коммуникации и система мотивации.

Подбор персонала

Поскольку работать придется удаленно (читай, непосредственно контролировать работу сотрудников не получится), следует еще на этом этапе свести риск принятия на работу недисциплинированных и безответственных людей до минимума. Для этого необходимо более серьезно отнестись к их подбору. Различные тесты - это хорошо, но намного эффективнее в данном случае личная рекомендация от человека, которому вы доверяете и который не будет портить свою репутацию, советуя плохого специалиста. Конечно, бывают ситуации, когда среди круга знакомых (и знакомых их знакомых) такого человека не находится. Тогда ничего не поделаешь - придется идти по пути набора сотрудников при помощи обычных средств - сайтов вакансий и агентств. В этом случае стоит обратить внимание на многие тонкости. Сначала посмотрите, как претендент на должность общается на расстоянии (ведь в дальнейшем связь с ним будет именно удаленная), как справляется с тестовым заданием, укладывается ли в сроки, каковы результаты его тестов, портфолио, рекомендации от прежних работодателей. При подборе фрилансеров следует обратить внимание на специализированные сайты, где можно ознакомиться с отзывами о его работе, оценками выполненных им работ. Начиная работу с новым сотрудником, лучше заранее увеличьте сроки проекта, чтобы успеть заменить человека в случае непредвиденных ситуаций.

Коммуникация

В условиях работы виртуального офиса в распоряжении сотрудников ни много ни мало - целых четыре способа общения: телефон, электронная почта, различные Instant Messenger'ы (системы мгновенного обмена сообщениями типа ICQ) и Task Management System (система управления задачами). Если с первыми тремя в принципе понятно (старайтесь не увлекаться только электронными средствами - телефон позволяет слышать интонации и способствует пониманию, почта более официальна, а мессенджер подразумевает мгновенную реакцию), то о четвертом стоит сказать несколько слов.

Систем управления задачами существует огромное множество - как платных, так и бесплатных, как внутрикорпоративных, так и расположенных на сторонних ресурсах. Конкретный выбор зависит от компании и количества сотрудников, но главное преимущество Task Management System состоит в том, что использование этой системы позволяет видеть целостную картину того, что происходит в офисе. Какие проекты и на какой стадии находятся, как занят каждый участник, какие события предстоят в будущем и т. д. По сути, этот инструмент позволяет планировать работу офиса и значительно облегчает контроль над ней, поэтому специалисты рекомендуют ее широко использовать.

Кстати, помимо общения с каждым сотрудником в отдельности (которые могут находиться и в разных странах и в разных часовых поясах), стоит проводить совместные онлайн-планерки, установив для этого определенное время. Помогут в виртуальном общении веб-камеры и возможность организовывать вебинары.

При организации коммуникации между сотрудниками виртуального офиса следует учесть такой нюанс, как различные часовые пояса. Здесь есть свои плюсы и минусы. Большой плюс в том, что можно набрать персонал в разных часовых поясах и таким образом работать круглосуточно (если взять для примера It-бизнес, то программисты в Индии продолжают работу над тем, что начали программисты в США, или дизайнер в Нью-Йорке готовит слайды для завтрашних презентаций в Киеве, пока там все спят). Еще один плюс - можно привлечь к работе в регионах коренных жителей знакомых с менталитетом, инфраструктурой и прочее. Это, безусловно, очень облегчает открытие филиалов в других странах. В то же время минусом можно считать ситуацию, когда необходимо оперативно решить вопрос, а коллега, который может поспособствовать его решению, находится на другом континенте, где в это время глубокая ночь.

Мотивация

Работа в виртуальном офисе не подразумевает четко установленного рабочего графика, поэтому для достижения результата нужно мотивировать сотрудников по проектной схеме.

Во-первых, необходимо установить четкие правила игры - каждый должен понимать, что является его личным результатом, каков результат работы всей команды и каков вклад каждого в общее дело. Каждый сотрудник должен вознаграждаться соответственно вкладу, что позволит ему четко осознать взаимо-связь: сегодня сделаю это - завтра получу столько-то. Такая схема - неплохой мотиватор, в отличие от выплаты ежемесячной зарплаты (по сути, платы за отработанное время, а не за результат) или премии за проект (проекты реализуются долго, мысль о вознаграждении, которое получишь через год, греет очень мало). Однако все мы - люди, и схема «сделал - получи» работает эффективно при нормальных человеческих отношениях в команде (пусть даже в основном виртуальных). Поэтому не стоит забывать и о нематериальной мотивации: организуйте для сотрудников корпоратив, соберите их на пикник, сделайте сюрприз на день рождения, поздравьте с юбилеем - такой подход создаст благожелательную атмосферу, подкрепив которую материально, можно наладить бесперебойную работу всего механизма.

Сколько можно сэкономить

В стандартные расходы, которые необходимы для открытия и автономной работы любого представительства в регионе, войдут аренда помещения и затраты на его ежемесячное содержание, включая всю необходимую офисную технику. Добавляем к этой сумме зарплату всем штатным сотрудникам (для начала это как минимум офис-менеджер, маркетолог, бухгалтер, технический специалист). Озвучивать стоимость аренды офиса и размеры зарплат (даже в условиях кризиса) не стоит. Так вот, при работе по принципу «виртуального офиса» большая часть этих затрат просто отсутствует. Остаются (и то не в полном объеме) затраты на технику и канцтовары, а также расходы на выплаты фрилансерам. В результате экономия достигает 50%. Хотя справедливости ради стоит заметить, что в некоторых случаях виртуальный офис обходится даже дороже реального - тогда, когда в том или ином регионе нет специалиста нужной квалификации, и привлекать на удаленную работу приходится иностранца (с другой стороны, этот специалист позволяет больше заработать, и это большой плюс).

Также бытует мнение, что работа виртуального офиса менее эффективна (в основном потому, что сложнее контролировать сотрудников). Здесь все зависит от ее организации и системы мотивации. Конкретный пример из практики. Совсем недавно в американский офис одной компании пришло письмо от потенциального партнера из Украины, в котором предлагалось сотрудничество (по украинскому времени оно было отправлено где-то около девяти часов вечера). За то время, пока в Украине была ночь, письмо прошло по должностной (от секретаря до ответственных лиц) и географической (Соединенные Штаты - Россия - Украина) цепочкам, и уже с началом нового рабочего украинского дня оказалось у нас в стране. Буквально через два часа состоялась встреча, в результате которой в рекордные сроки была заключена взаимовыгодная сделка.      

Модели виртуально-офисной работы

Виртуальный офис - форма организации компании, объединяющей географически разделенных работников, которые в процессе труда общаются, взаимодействуют при помощи электронных средств коммуникации при минимальном или полностью отсутствующем личном контакте. Часто под виртуальным офисом подразумевают непосредственно интернет-ресурс, который позволяет удаленным сотрудникам общаться. Существуют три возможных модели организации работы виртуального офиса (хотя вполне может быть, что со временем появится что-то новое - прогресс не стоит на месте).

  1 Вся команда работает удаленно и не привязана к конкретному географическому расположению - сотрудники могут находиться в разных городах и странах, коммуникация происходит преимущественно через интернет, каждый участник команды работает, где ему удобно - дома, в интернет-кафе, коворкинг-центре и т. д. Такой вариант обычно используется в интернет-бизнесе.

  2 Центральный офис все-таки существует, но отдельные сотрудники работают удаленно. Это могут быть как периодически привлекаемые к работе фрилансеры, так и постоянный персонал. Причины работы по этой модели следующие. В первом случае затраты на оплату труда фрилансера намного меньше, чем содержание штатной единицы. Во втором случае этот постоянный сотрудник может быть настолько ценен для компании (например, какой-то технический специалист узкого профиля, которого сложно найти в своем городе), что компания готова на такой вариант сотрудничества, невзирая на определенные риски (о них чуть позже).

  3 Компания имеет несколько подразделений, которые географически находятся в разных точках планеты (например, отдел продаж в центре крупного города, а бухгалтерия - на периферии). Такой способ организации работы используется в основном в целях экономии затрат на аренду и содержание большого офиса в дорогих офисных центрах. Точно так же возможен микс-вариант, когда удаленно работают и целые подразделения, и отдельные люди.

Автор: Тимoфeй Maцкeвич, Иpина Pyбиc
http://www.investgazeta.net

Просмотров страницы: 33




Читайте статьи в разделе «Работа, карьера, деньги»

10 правил служебного романа
Вы уволены! Как себя поддержать?
Как выявлять тренды раньше других?
Как не согласиться с руководством?
Шесть правил успешного поиска работы

 

Главная страница | Администратор | Рассылки | Карта сайта | Вверх страницы

 

  4562363